在每个企业管理者眼中,都希望自己的员工能顺利而忠实地执行自己的计划,如果要是可以24小时待命、随时投入工作状态则是更好。但是,现实中真的有这样的“超人”吗?虽然人类的精力无法实现,但是在数字化办公时代下,这样的“超人”是可以实现的。

数字化办公时代 文印设备同样不能落伍
数字化办公时代可以让人们变成高效响应的“超人”

近年来,移动互联网与人工智能技术的日渐普及,让数字化办公已经逐渐成为全球企业的发展趋势。数字化办公逐渐让办公场所不仅限于传统的办公室写字间,员工可以借助移动互联网技术在家中、咖啡厅、高铁等场所办公,从而减少了通勤的必要性,实现了工作需求的随时响应。

当然,数字化办公并非仅仅意味着办公场所的改变,也为纸上办公带来了巨大变化。由于纸质文档在传输、防伪、保存、查阅等方面具有无可比拟的便利性,仍然是现代办公中难以取代的关键环节。而数字化的纸上办公,则重点在于提高纸上办公的效率与价值。为了实现数字化办公这一目标,文印设备同样不能落伍。

至于其中原因,主要集中以下几点……

一、数据采集、分类、归档必不可少

在大多数企业工作流程与运营环节中,数据的采集、分类、归档可以说是必不可少的。举个例子:不少乙方活动公司在举办线下活动时,往往会有庞大而复杂的物料采购,这涉及了多个供应商,而在结案统计成本时,数据的采集、分类是个很大的难题。

在传统的企业办公流程中,这项工作往往是由项目负责人进行统计,主要依据是供应商提供的发票金额与内容。而在项目负责人统计完之后,需要财务相关人员复核,提交财务相关的审批流程。为此,项目负责人需要面对的是海量的发票、而财务负责人也需要一单一单核实,往往耗费了不少时间。然而在数字化办公时代下,这种传统的办公方式无疑是效率低下的,并且完全可以通过数据的采集、分类、归档来处理,这时候需要的就是一款智能化的扫描工具。

为我们实现了数据高效采集、分类、归档的体验

比如爱普生DS-730N,可以通过网络将数据同步发送至相关负责人的电子邮件中。如果某项项目需要有数据采集和分类工作,就可以通过预设模式来采集数据、将数据分类为“财务报销、客户报备”等多个类型。并且,扫描仪还可及时将扫描信息发送至文档服务器中,以便于整个工作流程数据的归档,避免关键的文档信息丢失。

二、更好的效率升级

坊间流传这样一个说法:一个企业是否有发展前景,只要看企业会不会为了提高效率而花钱。固然,数字化办公的实现,很多时候都意味着企业主需要用更多的资金去选购搭载新功能的产品。而这些全新产品实现的升级,也确实是有目共睹。

比如中小企业用户经常使用到的小型打印机,近年来都搭配了LAN有线网络与WIFI无线网络配置,这种配置改变了我们传统的打印流程。以前的打印流程往往需要我们前往办公室,将文件拷贝到连接打印机的电脑上才可以打印。现在得益于网络功能的搭载,在公司无线网内都可连接到打印机设备,并且手机就可以实现远程打印。如果你刚好外出的话,不少产品都对打印进行了支持,只要开启小程序就可以将文件输出到公司打印机。

新的文印设备让我们身在何处都可以快速打印

无疑,新的文印设备让我们不再需要特意去找打印机,也抛弃了打印机的地域限制。尤其是业务人员等需要经常外出的岗位,全新的文印设备将帮助他们省下动辄1-2个小时的时间,回到公司即可安排会议等后续工作。而数字化办公所追求的效率升级,文印设备的进化可以说是不可或缺。

三、更智能化的管理体验

近年来,我国企业发展速度有目共睹,而在这背后却凸显了企业成长过程中的管理痛点。一方面,随着企业体量越来越大,员工职能愈发复杂,需要针对不同职能员工进行管理;另一方面,越来越多的文印设备,也需要更多的管理。

比如企业日常办公中不可缺少的复合机,这些体积庞大的文印输出能手负担了大多数打印/复印/扫描工作。而在数字化办公理念中,复合机作为企业、用户组级别应用的信息交互中枢,对复合机的使用情况进行管控,从而优化。

柯尼卡美能达Dispatcher Paragon解决方案实现了更智能化的文印成本控制

在这个方面,柯尼卡美能达Dispatcher Paragon解决方案是一个很好的例子。系统管理员可以通过搭配的IC卡读卡器读取员工工牌信息,从而确定员工的文印权限。同样,员工的打印也可以被记录在系统中,每个员工的打印量都会被进行统计,能够更及时地统计月打印量及打印成本。这对于保险公司等业务型导向企业而言,提升了每个月的文印成本统计效率,能够更好地进行成本控制和管理。

总的来说,数字化办公的核心就在于数据的统一管理和流程优化。更为先进的文印设备,则可以为用户带来高效率与智能化等多方面的进化,对整个工作流程进行进一步的优化。因此,在数字化转型成为越来越多企业的必选项时,文印设备的升级也是势在必行。

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